デジタルインボイスとは？制度の概要やメリット・デメリットを徹底解説！
2023年10月から導入が予定されているインボイス制度。個人事業主やフリーランスなど、小規模の零細事業者を中心に論争が巻き起こっています。また、大手企業をはじめほぼ全ての事業者に影響を及ぼすことから、各業界で当制度への対応が急がれています。こうした中、インボイス制度開始後の効率化を実現する手だてとして「デジタルインボイス」への注目も高まっています。今回はデジタルインボイスをテーマに、概要や特徴、メリット・デメリットなどを解説します。
デジタルインボイスとは？
デジタルインボイスとは、適格請求書（インボイス）を電子データ化したもののことです。
具体的な対象物として光ディスク・磁気テープなどの記録媒体、電子メールやWebサイトをはじめとした電磁的方式によって交付されるものが該当します。消費税インボイス制度開始後の業務負担軽減、および効率化の手段として、導入を検討する企業が増えています。
令和5年10月1日から開始となる消費税インボイス制度の移行後は、適格請求書の交付に代えて電磁的記録を提供することが可能です。この適格請求書の交付に代えて提供される電磁的記録が「デジタルインボイス」なのです。なお、消費税のインボイスには交付義務があり、消費税インボイスにおいて事業者が取引先から要望を受けた際には、デジタルインボイスを交付しなければなりません。先ほど紹介したように、以下のような様式で交付することになります。
● 電子メールによる電子データの提供
● 光ディスクなどの電磁的記録媒体による提供
● インターネット上のサイトを通じた電子データの提供
● EDI（Electronic Data Interchange）取引における電子データの提供
ただ、デジタルインボイスの利用そのものは任意となっています。現在は消費税インボイス制度に注目が高まっているため、議題に挙がることはそう多くありませんが、今後ますます導入が進んでいくトピックだといえるでしょう。
デジタルインボイスの特徴
デジタルインボイスの特徴として挙げられるのが、世界の標準規格である「Peppol（Pan European Public Procurement Online）」を前提とした仕組みです。利用ユーザーがPeppol
のアクセスポイントを経由して情報の送受信を行うため、特別なソフトウェアなどを導入する必要はありません。また、送信時には情報そのものの整合性がチェックされ、記載項目が網羅されているデータのみが送受信されます。そのため、不正防止やセキュリティに関するリスク低減、経理業務全体のデジタル化を実現することが可能です。
また、併せてPeppolの概要をおさらいしておきましょう。
Peppolは文書の仕様・運用ルール・ネットワークなどに関する規格を定めたもので、各国各業界が行う電子データ取引を標準化する役割を果たしています。グローバル化やIT化が急速に進む昨今、世界的に普及しており、現在では40ヵ国以上で導入されるまでになりました。
ちなみに、このPeppolは国際非営利組織である「OpenPeppol」によって管理・運用されています。以前より国家間の取引を行う際、各国独自の仕様を採用すると事務処理が煩雑化しやすいなどの課題が指摘されてきました。こうした課題を解決するべく、国際的な標準規格としてPeppolが開発されたのです。
このように、デジタルインボイスはPeppolの様式に沿って規定されています。デジタル庁の公式ページにも「デジタル庁は、官民連携のもと、グローバルな標準仕様である「Peppol（ペポル）」をベースとしたわが国におけるデジタルインボイスの標準仕様（JP PINT）の普及・定着の取組を行い、事業者のバックオフィス業務のデジタル完結による効率化の実現を目指しています。」との記載があり、透明性の高い仕組みであることがわかるでしょう。
デジタルインボイスのメリット・デメリット
さて、ここまで概要を説明してきたデジタルインボイスですが、具体的にはどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。それぞれ確認してみましょう。
デジタルインボイスのメリット
デジタルインボイス導入のメリットは以下のようなものが挙げられます。
発行側・受取側双方の効率化を果たせる仕組みといえるでしょう。
＜発行側＞
● 管理工数の削減、および効率化
● 紙面での印刷/発送業務の削減、および郵送費のコストダウン
● 経理業務全体における自動化、および入金消込の効率化など
＜受取側＞
● 財務会計システムをはじめとした入力業務の負荷削減
● 入力内容や仕入税額控除の要件などのミス削減
● 管理工数の削減、および効率化
● 経理業務全体における自動化、および支払業務の効率化
● 請求書データの取り込みや確認、計算の自動化など
このように、標準化された仕様を採用することで効率化が図れるほか、データを取り込んだ後の運用面においても効果を発揮しやすいなどの利点があります。また、複雑性の高い仕入税額の控除などもシステムが自動で計算してくれるため、業務負荷は大幅に削減されるでしょう。経理担当者が別のコア業務に専念できたり、海外取引のハードルが下がったりするなど、副次的な恩恵も受けられるはずです。
デジタルインボイスのデメリット
便利なデジタルインボイスですが、一方で多少のリスクも存在します。
具体的な懸念点として、以下のような声も挙がっているようです。
● 受取側の体制構築が求められる
● 改正電子帳簿保存法（改正電帳法）への対応が必須
● システムコストがかかる
● 電子化が困難な取引先もある
こうしたデメリットは確かに存在するものの、新たな枠組みへ移行していく中では起こらざるを得ないものであるとも言えます。例えば、電子化が困難な事業者がいたり、受取側の体制構築が求められたりするといった要素は、今後の電子インボイス普及にともなって徐々に解消されていくでしょう。中長期の視点でグローバル化や経理業務の効率化などを考えると、早めに導入を進めるのが得策です。
まとめ
ここまでデジタルインボイスをテーマにご紹介してきました。各業界・各事業主に影響を与えるインボイス制度ですが、その煩雑な仕組みから不安の声も多く挙がっています。しかし、今回ご紹介したようなデジタルインボイスを活用すれば、中長期的には経理業務を効率化していくことが可能です。また、多くの日本企業がグローバル戦略を求められる中で、こうした海外取引を円滑化する仕組みは非常に重要だといえます。制度の内容を正しく理解し、自社にあった体制構築を進めましょう。
