マニュアルを作成する本当の意味とは
事務所内の業務について、マニュアルを用意している事務所様も
いらっしゃるかと思います。
申告用、電話応対用等様々なマニュアルがあるでしょう。
今回は、そんなマニュアル作りを極めた先生のお話です。
その先生はマニュアルを用いた所内の業務改善を得意としており、
実際に他のいくつかの会計事務所様にも「業務改善」の
コンサルタントとして入っていらっしゃいます。
実際に私もそのマニュアルを拝見させていただきましたが
「印刷」という1つの業務に対するマニュアルが物凄く丁寧でした。
（Excelにして100行ほどありました）
マニュアルが行動化レベル、つまり「それを見れば誰でもすぐに
業務を行える状態」であることが大切とのことでした。
その先生との会話で最も印象的だったのが「マニュアルは作った瞬間
から腐り始める」という言葉でした。
マニュアル作りはあくまでも業務効率化のための棚卸、スタートに過ぎず
常にブラッシュアップし続けなければならないとのことでした。
また、新入職員自身にそのマニュアルのブラッシュアップを
担当させるようです。その理由は、「分かっている人は、分からない人の
分からないところが分からない」からだそうです。
更に、新人に担当させることで自分自身で業務全体を俯瞰する機会になり
業務改善について考えるようになるとのことでした。
そうすると、マニュアル作りは業務改善のためだけでなく、
「新人教育」としても役立てることができるとのことでした。
1度マニュアル作りについて見直す機会があっても良いのかもしれません。
