時間を確保する方法
私たちが会計事務所でよくお聞きする悩みの1つに
「部下を持つ管理者が日常業務に追われてしまい、
部下の育成や管理業務をする時間がない」
というものがあります。
今回は、この悩みについて考えてみます。
まず、管理者の時間を確保するためには、
管理者が抱えている日常業務を部下に引き継ぐ必要があります。
ここで、「どの業務を引き継ぐか？」が問題になります。
これまで行ってきた業務への愛着や自負もあり、
業務を抱え込んでしまい引き継ぎが進まない、ということは
よくあるのではないでしょうか。
まず、管理者の業務を次の3つに分類します。
A：資格や立場によって、その人にしかできない業務
B：他の人がやってもよいが、その人が行った方が効率が良い業務
C：誰が行っても同じ業務
部下の育成・管理業務をする時間を確保するためには、
「基本的にB・Cの業務を全て部下に引き継ぐ」のがコツです。
これらを早く引き継ぐことができれば、
その分、Aの業務（＝部下の育成・管理業務）に当てる時間を
早く確保できることになります。
次に、引き継ぐ業務（B・C）を難易度によって分類し、
いつまでに引き継ぐか？の期限を決めます。
例）
ア：すぐに引き継げる業務 →半年以内
イ：引き継ぎに少し時間がかかる業務 →1年以内
ウ：引き継ぎに大変時間がかかる業務 →2年以内
このように、1つ1つの業務を分類し期限を決めることで、
引き継ぎの漏れもなくなり、スムーズに進みやすくなります。
今回は、業務を引き継ぐ際の考え方をご紹介しました。
管理者にとって、部下に業務を引き継ぐことは
不安が伴うこともあると思いますが、
「立場が人を育てる」ともよく言われます。
「時間が足りない・・・」と感じている所長先生や管理者様は、
思い切って任せてみることを検討してみてはいかがでしょうか。
