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時間を確保する方法

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私たちが会計事務所でよくお聞きする悩みの1つに

「部下を持つ管理者が日常業務に追われてしまい、
 部下の育成や管理業務をする時間がない」

というものがあります。

今回は、この悩みについて考えてみます。

まず、管理者の時間を確保するためには、
管理者が抱えている日常業務を部下に引き継ぐ必要があります。

ここで、「どの業務を引き継ぐか?」が問題になります。

これまで行ってきた業務への愛着や自負もあり、
業務を抱え込んでしまい引き継ぎが進まない、ということは
よくあるのではないでしょうか。


まず、管理者の業務を次の3つに分類します。

A:資格や立場によって、その人にしかできない業務
B:他の人がやってもよいが、その人が行った方が効率が良い業務
C:誰が行っても同じ業務

部下の育成・管理業務をする時間を確保するためには、
「基本的にB・Cの業務を全て部下に引き継ぐ」のがコツです。

これらを早く引き継ぐことができれば、
その分、Aの業務(=部下の育成・管理業務)に当てる時間を
早く確保できることになります。


次に、引き継ぐ業務(B・C)を難易度によって分類し、
いつまでに引き継ぐか?の期限を決めます。

例)
ア:すぐに引き継げる業務 →半年以内
イ:引き継ぎに少し時間がかかる業務 →1年以内
ウ:引き継ぎに大変時間がかかる業務 →2年以内

このように、1つ1つの業務を分類し期限を決めることで、
引き継ぎの漏れもなくなり、スムーズに進みやすくなります。


今回は、業務を引き継ぐ際の考え方をご紹介しました。

管理者にとって、部下に業務を引き継ぐことは
不安が伴うこともあると思いますが、
「立場が人を育てる」ともよく言われます。

「時間が足りない・・・」と感じている所長先生や管理者様は、
思い切って任せてみることを検討してみてはいかがでしょうか。



執筆者情報

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株式会社名南経営コンサルティング
ネットワークソリューション事業部

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私たちが会計事務所でよくお聞きする悩みの1つに「部下を持つ管理者が日常業務に追われてしまい、 部下の育成や管理業務をする時間がない」というものがあります。今回は、この悩みについて考えてみます。まず、管理者の時間を確保するためには、管理者が抱えている日常業務を部下に引き継ぐ必要があります。ここで、「どの業務を引き継ぐか?」が問題になります。これまで行ってきた業務への愛着や自負もあり、業務を抱え込んでしまい引き継ぎが進まない、ということはよくあるのではないでしょうか。まず、管理者の業務を次の3つに分類します。A:資格や立場によって、その人にしかできない業務B:他の人がやってもよいが、その人が行った方が効率が良い業務C:誰が行っても同じ業務部下の育成・管理業務をする時間を確保するためには、「基本的にB・Cの業務を全て部下に引き継ぐ」のがコツです。これらを早く引き継ぐことができれば、その分、Aの業務(=部下の育成・管理業務)に当てる時間を早く確保できることになります。次に、引き継ぐ業務(B・C)を難易度によって分類し、いつまでに引き継ぐか?の期限を決めます。例)ア:すぐに引き継げる業務 →半年以内イ:引き継ぎに少し時間がかかる業務 →1年以内ウ:引き継ぎに大変時間がかかる業務 →2年以内このように、1つ1つの業務を分類し期限を決めることで、引き継ぎの漏れもなくなり、スムーズに進みやすくなります。今回は、業務を引き継ぐ際の考え方をご紹介しました。管理者にとって、部下に業務を引き継ぐことは不安が伴うこともあると思いますが、「立場が人を育てる」ともよく言われます。「時間が足りない・・・」と感じている所長先生や管理者様は、思い切って任せてみることを検討してみてはいかがでしょうか。
2019.02.01 16:37:12