顧問先とのチャットでの連絡は中止しました
「顧問先とのチャットでの連絡は中止しました」
これは、ある会計事務所でごく最近、お伺いした一言です。
少し前までは、職員も顧問先も便利で手軽なチャットで連絡を取り合っていたそうです。
連絡の中には、
・会社経営にかかわる相談
・従業員にかかわる相談
・毎月の報告の補足
など大事な情報も含まれており、職員は連絡が入る都度、
・取り掛かり中の業務の手を止める
・こまごまと調べる
などして対応していたとのことです。
いろいろとお話を伺うと、チャットが便利で手軽なあまり、事務所として望ましくない状態になっていたようです。
「これではいけない」ということで、事務所として顧問先とのチャットでの連絡を中止することにしました。
ここには大きな2つのポイントがあります。
１）情報を大切に扱う
会計事務所に入ってくる相談や
会計事務所から個別に発信する情報は、
とても機密性が高く大切なものばかりです。
丁寧に扱う方法として何が良いか？を
事務所として検討することが必要です。
便利さと機密さは相反する部分もありますが、
顧問先のこと、事務所のことを考え、
最善の策をとることが重要です。
２）事務所の生産性を考える
『顧問先の質問に迅速に対応する。』
これは言わずもがな大切なことです。
『目の前の顧問先にきちんと向き合い、その対応に誠心誠意をつくす』
これもとても大切なことです。
限られた時間の中で、迅速に、
かつ、いかに目の前の顧問先と向き合う時間を確保するのか。
その答えの一つは、生産性を高めることではないでしょうか。
そのために何をし、何をしないのか。
この選択も大切なことです。
「顧問先とのチャットでの連絡は中止しました」
これは、あくまで一つの策です。
貴事務所にあった策をぜひ検討ください。
