企業間取引の基本「請求書払い」とは？～リスクを考えずに、請求書払いを導入していませんか？～
請求書には、大別して都度方式と掛け売り方式の2種類があり、法人間取引では「請求書払い」すなわち「掛け売り」が一般的になっています。掛け売りは「後払い」を意味するわけですが、請求書払いを導入するうえで発生する業務量の負担や未回収リスクについて、どれだけの人が把握しているでしょうか。
この記事では、請求書払いについて理解するために、請求書払いの基本情報、請求側と支払い側のメリット・デメリット、請求書払いを導入する際の注意点をご紹介します。
請求書払いとは？
請求書払いとは、法人・個人事業主を対象とした後払い（掛け払い）の決済手段のことで、商品やサービスの購入代金を購入時点ではなく、請求書を受け取った後の特定期日に後払いをすることを指します。請求書には、一定期間に行われた取引内容、金額、支払期日、振込先口座等を記載し、取引先に代金（売掛金）を支払ってもらうよう通知します。
BtoB取引（企業間取引）では請求書払いが一般的ですが、この取引は「与信取引」とも呼ばれ、双方の信用のうえで成り立っている取引です。代金を受け取る前に商品やサービスを提供するので、代金を回収できないリスクを伴うからです。
→従って、信用関係が築けていない段階での請求書払いは避け、商品を購入した都度代金を支払う「都度払い」や前払いを採用しましょう。
請求書払いを利用する為に必要な与信調査と与信基準
企業間取引で、請求手段として請求書払いを利用する際は、与信調査を行い自社の設ける与信基準を取引企業がクリアしているか確認する必要があります。つまり、代金を支払う能力があるかどうかを判断したうえで、取引を開始します。
与信基準とは、「自社の商品やサービスなどを掛け売りしても問題ない企業か」「代金を後払いする能力がある企業か」を判断する基準です。支払い能力に関して自社が定める「与信基準」をもとに、取引企業の「与信調査」を行います。与信調査は、取引企業に直接資料提示を求める場合もあれば、第三者機関を通して行う場合もあります。
与信調査の結果、信用を与えることによって成り立つ取引を「与信取引」といいます。取引先の支払い能力に応じて与信枠の設定を行い、未回収リスクを防ぎます。
→基準を満たしていなければ請求書払いでの取引を行うことは避けましょう。代わりに銀行振り込みによる前払いやクレジットカード払い、物販の場合は代金引換などの代替の支払い方法を提示することをおすすめします。
請求書払いの請求側のメリット・デメリット
請求書には、商品の売り手と買い手が存在します。まずは商品・サービスの売り手である、請求する側に生じる請求書払いのメリット・デメリットをご紹介します。
請求側のメリット
請求側が得られる最大のメリットは「都度の請求業務が省略できる」「請求と回収確認の効率化を図れる」ことです。月に複数回取引が発生する場合、本来は請求・回収業務もその都度行わなければなりません。大きな負担がかかるとともに、ミスも伴うでしょう。
しかし、請求書払いであれば、1ヶ月など一定期間で発生した取引の代金をまとめて処理することができます。結果として、請求・回収業務の効率化を図れるのです。また、後払いを採用することで、入金を待たずに商品やサービスの提供を行うことができるため、取引がスムーズになるというメリットもあります。
請求側のデメリット
一方、避けて通れないデメリットが「代金の未回収リスク」です。請求書払いのデメリットは、先に商品やサービスを提供しているため、入金がされない可能性があります。万が一未回収が発生した場合は、追加で回収業務が必要になるだけでなく、資金繰りに悪影響を及ぼす可能性もあり、取引先の経営状態によっては貸倒れリスクもあります。
→請求書払いではこの未回収リスクをいかに防ぐかが重要なポイントのため、取引を開始する前の信用調査や与信管理を入念に行うことや、事前に代金の一部もしくは全額を支払ってもらうなどの対策を講じる必要があるでしょう。金額によっては、取引信用保険や売掛保証サービスも検討が必要かもしれません。
請求書払いの支払い側のメリット・デメリット
次に、支払い側に生じる請求書払いのメリット・デメリットをご紹介します。
支払い側のメリット
支払う側のメリットは「支払業務の効率化を図れる」「資金繰りを計算しやすい」の2点です。支払う側も請求書払いであれば、都度払いよりも支払業務の負担を軽減でき、銀行振込を利用する場合は、振込手数料の節約にもつながります。また、請求書払いの多くは商品やサービスに対する支払いを約1ヶ月程度遅らせることができるので、資金繰りも計画しやすいでしょう。翌月発生する費用を把握できるので、支払いの計画を立てやすくなるのもメリットのひとつです。
支払い側のデメリット
一方、デメリットとなり得るのが「支払い忘れによる信用の悪化」です。請求書が届いているにもかかわらず、社内の連携ミスや単純な支払い忘れによって、自社の信用を損なうというようなことは避けなければなりません。請求先の資金繰りの悪化に繋がる可能性や、催促にかかる負担もあるため、請求書払いに対応してもらえなくなる可能性があります。
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請求書払いの導入で注意すべき点
請求書払いは多くの企業が導入しており、企業間取引では一般的な決済方法となっています。だからといって、何も考えずに請求書払いを導入すると痛い目にあいます。これまで掛け売りによる未回収リスクについて述べてきましたが、その他にも作業量の増加が挙げられます。
まず取引を始める前の信用調査や与信調査は、請求書払いを実施する取引先すべてに行います。調査を行う基準の設定も必要で、また与信は継続して管理を行う必要があるため、作業が一定量増加することになります。また、信用調査や与信調査にはある程度のノウハウも必要です。コストを割いて基準を設定したとしても、その基準自体が間違っていては未回収リスクを減らすことはできません。運用を回しつつ、経験値を積み上げていくといった考えも必要でしょう。
また取引先が増えるにつれて請求書発行作業や入金管理にかかるコストも倍増していきます。件数が増えても正確性やスピードを落とさず対応できる仕組みをどれだけ事前に考慮できるかは大きなカギになってきます。細かく膨大な作業と柔軟な対応が必要になり、事業が軌道に乗れば載るほど、請求業務は疲弊してくるというわけです。
まとめ
請求書払いは、企業間取引で一般的に利用されており、請求書と振込口座を用意するだけで対応できるため、導入しやすい決済手段だと言えます。その一方で、未回収リスクや、事業が軌道に乗った後の作業コストまで考慮されて利用されるケースは多くありません。
請求業務は、売上に関わる非常に重要な工程であることを予め認識して、運用を設計するようにしましょう。
