今回は「会議」のあり方について考えたい。「会議で成果が出ないのは問題だ」と感じている方も多いのではないだろうか。そのような企業ほど無駄な会議が多く、結論が出ない、決めたことが実行されないといった問題が多く発生している。
しかし本質的な課題は、会議そのものに対して問題意識がなく、形骸化していることにある。理想的な会議の7ヵ条を以下に述べる。
事前に目的・議題を明確にし、それを参加者と共有することでスムーズに進行できる。さらに会議では意思決定をし、実行具体策を決めることが理想である。明確なアジェンダはその効率を高める。
議題を理解した上で、各自の準備を万全に行うことが必要である。それにより、参画意識を持ち会議に臨むことができる。
“その会議には必要ではない人”が多数参加するといった会議はないだろうか。時として会議に参加する必要がない場合もある。
3役割(進行・板書・議事録)が必要である。進行役はタイムキーパーも兼ねてスムーズに会議を進行することが求められる。逐次の板書は参加者の考えが整理され、議事録作成により振り返りが可能となる。
所要時間を明確にし、時間通りに始め、時間通りに進行させて定刻に終わらせる。会議は時間の長さではなく、いかに短時間で濃密にするかがポイントである。
管理者は、会議を開く前に目的が別の方法で達成できるかどうかを検討すべきである。会議は、参加者の貴重な業務時間を使って開くのだ。目的が情報共有であれば、メールなどを活用すれば良い。
参加者が「早く終わって欲しい」とばかりにうつむき、聞いているだけの会議を見かける。社員の力をどう発揮させるかが重要であり、参加者が活発に発言し、自主的に考え、動く環境にすることが大切である。
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