議決権行使書の集計 株主総会の召集通知には議決権行使書が同封されます。これは株主1,000人以上の会社が採用する議事に対する書面投票制度で、各議案にそれぞれ賛否の意思表示をして、書面で総会に参加できるようにしたものです。 議決権行使書が返送されてきたら、各議案ごとの賛否を集計します。(*株主が1,000人未満の場合は、この「議決権行使書」を用いることはできません。一般には、「委任状」方式によります。) 想定問答集の作成 株主からの質問を想定して、適切な回答ができるような想定問答集をあらかじめ作っておきます。 各部署が予想される質問についての解答を作成し、総務部長がまとめるのが一般的です。 会場設営 株主の予想出席人数によって自社のホールや会議室を使用するか、場所の規定に合ったホテルなどの社外施設を借用します。通常、会社側と株主側とは向き合う形でレイアウトされます。 説明のために用いる拡声装置は、過不足のない音量と清澄な音質のものを手配して置く必要があります。 議事進行はすべて拡声装置で行われるので、事前に必ずマイクテストなどを行います。 |