第２１回 職員が採れなければ、業務を圧縮して乗り切ろう！
株式会社ｏｏｙａビジネスクリエイトの大谷（おおや）です。
ここ１〜２日、東京地方は日中暖かかったので、週末には桜の花も一気に開花しそうですね。
毎年、「今年こそは目黒川沿いの桜の見えるレストランで食事をしながら夜桜を見るぞ！」と掛け声だけは意気込んでおりますが、恐らく今年も無理そうな予感です …（涙）
「レストランで食事をしながら夜桜」はあきらめても、せめて、桜の花見くらいは週末に行きたいですね。
■ 今週の法則：
職員が採れなければ、業務を圧縮して乗り切ろう！
[解説]
このメルマガをお読みの先生方の事務所でも、「人が採れない」「良い人が来ない」とお悩みのことでしょう。
会計事務所は人に依存するビジネスですから、人が採れないと思い切って新規獲得もできず、歯がゆい思いをされている先生も多いのではないでしょうか？
しかしながら、最近、いろいろな事務所で人時生産性や業務フローの分析を行っているのですが、結構「ムリ・ムダ・ムラ」が多いんですよね。
- ・能力もあり人件費も高いベテラン職員が、入力チェックはもちろん、時には入力まで行っている
- ・事務所内ではさすがに入力はしていないが、客先では担当者が６０〜９０分も入力代行を行っている
- ・「お客様が資料を送って来ない」という理由で、何かのついでに資料を担当者が取りに行っている
- ・高い顧問料が隠れ蓑になって、蓋を開けたら人時生産性が５，０００円以下だった
- ・仕事が多い月も少ない月も、パートさんの帰社時間が毎月一緒だったどうでしょう？みなさまの事務所ではこんなことはありませんでしょうか？
冒頭で申し上げましたように、今、会計事務所業界では人が採れません。特に、「月次」に行ける担当者が足りませんので、担当先の割り当てはどこも大変です。
- ・能力のある担当者が他の方でもできる業務に時間を費やしていたり、
- ・仕事があってもなくても同じ時間で帰れるように調整していたり、
- ・「採算」など考えず、相性の良いお客様ばかりに手をかけたり …
要するに、「仕事が詰まっているから時間を圧縮して早く終わらせて、その分もう一件やろう！」とは考えず、「仕事が詰まっているから、何とか人を入れて下さい」「人が採れないなら、仕事は少し控えて下さい」という思考で仕事をされている方が多いということです。
これでは担当者のお給料も上がるはずのないことは、少し考えればわかりそうなものですが、あまりそう考える方は少ないようです。
- ・誰がどこにどれだけ時間を使っているのか？
- ・何でこんなにかかるのか？
- ・時間を減らすにはどうすれば良いのか？
こうすることで、担当者の業務が圧縮され、空いた余力でもう何件か担当できるようになるのです。
筋トレと同じで、仕事も負荷をかけなければ能力は上がりません。
是非、一度、「業務の見える化」をしてみませんか？