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| 契約書の整理 カテゴリ：その他 作成日：05/21/2002 提供元：アサヒ・ビジネスセンター
旭課長 「そうだね。契約書は期間の定めがあるものが多いので、会計伝票のように単純に発行時点の日付で整理する訳にはいかないね。」 リエ 「既に終了した契約も一緒に保管しているので、どんどん増えて、必要なときに探すのに時間がかかって困っています。」 旭課長 「まず、現在有効な契約書と既に終了して現在無効になっている契約書を分けることから始めよう。現在有効な契約書は、契約の種類別にインデックスを付けて、ファイルに保管する。契約の種類としては、事務所など不動産の賃貸借契約書、金銭消費貸借契約書、リース契約書、機械類の保守契約書、業務委託契約書、売買契約書などに分けるとわかりやすいよ。また、契約書に付随する書類も一緒に保管しておくように。」
リエ 「終了した契約書は、過去の帳簿書類と同様に考えればいいのでしょうか。」 旭課長 「そうだね。現在無効な契約書は、終了した時点で時系列に年別に分けて保管するといい。無効になったからといって、すぐに廃棄していいという訳にはいかないでしょう。過去の取引に対する様々なトラブルから自己防衛するためには、書類の保管がどうしても必要になる。その際には、商法や税法の時効年限は考慮して保管する。帳簿書類と同様に時効になった契約書を廃棄しやすくするために、時系列にしておいた方がいいね。」 リエ 「よく個人では、不動産の権利証などは銀行の貸金庫に保管していますけど、会社も同様ですか。」 旭課長 「不動産の売買契約書や権利証、生命保険の保険証券、保証金の預り証など、特に長期間の重要書類は、火災や盗難に備えて銀行の貸金庫に保管した方がいいでしょう。その際に、会社で内容がわからないと不便なので、必ずコピーはとっておくように。それから、預けた書類のリストを作成しておくと便利だよ。」 |