も～っ大変、書類の整理 　　　 カテゴリ：経理事務 作成日：04/02/2002 提供元：アサヒ・ビジネスセンター 　　 　新しい期が始まり、この時期は前期が完全に締まっていない状態で新期がスタートし、書類が混在して、その整理に頭を痛めます。 リエ 「以前、帳簿書類の保存は、税法で７年、商法で１０年という話がありましたけど、では、日々の帳簿書類をどのように整理していけば良いのでしょうか？」 旭課長 「経理課ではどんな書類を管理しているか、分かるかな？　経理課といってもウチは中小企業だから、大企業でいうところの総務・人事・法務関係の書類もすべて含まれるけど。」 リエ 「まず、１）財務システムに関連して、会計伝票、現金出納帳、残高試算表、総勘定元帳、決算申告書、それから、２）証票書類として、契約書、受け取った納品書・請求書・領収書、預金通帳、３）販売管理に関連して、得意先元帳と仕入先元帳、売掛金残高表、買掛金残高表、商品・材料の棚卸表、会社が発行した納品書、請求書、領収書の控え………かな」 旭課長 「その他に、４）給与関係として、月別の給与明細一覧、年間の一人別賃金台帳、源泉徴収簿、年末調整関係の申告書類、パートアルバイトのタイムカード、５）社会保険・労働保険関係として、資格取得喪失届控え、標準報酬の通知書、離職票控え、６）登記関係書類として、株主総会議事録、取締役会議事録、登記申請書類などがあるよ。」 リエ 「わーっ、そんなに沢山あるんですね。どうやって整理したらいいんですか？」 旭課長 「まず、原則として、すべての書類を時系列に決算期別または年別に分けて整理することだね。なぜなら、廃棄処分するときに、何年前ということが基準になる訳だから、時系列に分かれていないと廃棄しにくくなり、結果として、書類が増える一方になってしまう。ダンボールに仕舞うときには、必ず決算期または年別に入れて、ダンボールの表に何年の書類が入っているか分かるようにする。」 リエ 「現状では、経理関係書類は決算期別にして、お給料関係は年で締めているから年別にいれています。」 旭課長 「大きな分類として、経理課の棚に入れていつでも閲覧できるようにする書類とダンボールに入れて倉庫保管する書類に分ける。過去資料の参照や税務調査を考慮して、３年間の帳簿書類は容易に閲覧できるようにしたい。その際に、総勘定元帳や仕訳帳から請求書や領収書を検索できるように証票書類を整理する必要があるな。原則として、受け取った請求書・領収書、口座引落し明細は、月別にインデックスをつけて検索しやすくしておく。領収書はいろいろな大きさがあるので、付番してファイルにのり付けする。税金などの公租公課の領収書はコピーを取って提出することもあるので、コピーをとりやすく貼付することも必要だな。」 リエ 「紙が多くなって困るけど、最近では電子帳簿も認められているので、総勘定元帳などはＣＤ－ＲＯＭのような電子媒体で保管することができますよね。」