自社で発行した書類の電子保存について教えて！
リエ「黒田さん、伺いたいことがあるのですが、よろしいですか？」
黒田「はい、大丈夫ですよ。」
リエ「ありがとうございます。当社で発行した書類を保存する際の保存方法について質問があります。まず確認なのですが、お客様に電子データで請求書などの書類を交付した場合は、こちらで保存する控えも電子データで保存しないといけないんですよね？」
黒田「そうです。電子帳簿保存法は受け取った側の電子取引データだけでなく、発行した側の電子取引データの保存にも適用されます。いまおっしゃった、電子データで交付した請求書などの書類は電子取引データにあたりますが、令和６年１月１日から、電子取引データは電子での保存が完全義務化となりますので、交付した側でも、電子取引データの保存要件に従って保存するようにしてください。」
リエ「わかりました。それに関連してお聞きしたいことがありまして、請求書をメールで交付しているお客様についてです。そのお客様には、請求書を請求書作成ソフトで作った後、紙に一度印刷をして、会社印を押してからスキャンしてＰＤＦにしたものをメールに添付して交付しています。その場合、当社で請求書控えとして保存するのは、実際に押印をした紙ではなくＰＤＦ化したデータを保存することになるのでしょうか？」
黒田「はい、そちらも電子取引データですので、ＰＤＦで保存してください。押印前の作成データや押印した紙は保存しなくて大丈夫です。」
リエ「そうなんですね。例えば、押印してＰＤＦ化したデータをお客様にメールで交付したあと、加えてその書類を郵送で交付した場合も、ＰＤＦデータを保存すれば問題ないでしょうか？」
黒田「その場合は話が少し変わってきますね。正本として交付したほうを保存してください。押印や追加事項などの有無に変わりなく、まったく同じ場合は、紙でもＰＤＦでもどちらを保存しても構いません。ただ、保存方法の混在は認められませんので、どちらかに統一するようにしてください。」
リエ「なるほど。保存方法は保存する側で選べるけど、一度選んだ方法は統一しないとダメなんですね。うーん、そうですか……。立て続けにすみません、紙の書類を正本として交付した場合は、今まで通り紙の保存でよいですよね。」
黒田「問題ありません。紙での保存でしたら、請求書のコピーで構いません。」
リエ「電子で保存することもできるのでしょうか。」
黒田「はい、電子で保存することもできます。スキャナ保存の一定の要件を満たす必要がありますが、交付する書類をスキャンしＰＤＦデータにして保存することが可能です。また、もっといいますと、先ほど、請求書作成ソフトで請求書を作られているとおっしゃいましたが、紙で交付している書類とソフトでの作成データの違いが押印のみでしたら、帳簿書類の電子保存の要件を満たせば、押印前の作成データの保存で問題ないことになっています。例えば、Ｗｏｒｄで請求書を作っている場合ですと、そのＷｏｒｄのデータと実際に交付した紙の請求書に違いがない、または違いが押印の有無だけの場合、請求書を作成したＷｏｒｄのデータを保存すれば、保存書類として認められます。ただ注意していただきたいのは、先ほどのように押印した書類をＰＤＦにしてメールで交付している場合などは、押印前の作成データでは保存が認められないことです。そのときはお話したように、実際に交付したＰＤＦデータを保存するようにしてください。そして、紙で交付した書類を電子で保存する際も、保存方法を決めて統一するようにしてください。繰り返しになりますが、規則性と継続性のない保存は認められませんので、書類は種類別や分類別に統一して保存するようにしてくださいね。」
リエ「わかりました。気をつけることはありますが、いまのお話ですと、ほとんどの書類を電子で保存することができますね。」
黒田「はい。いまお伝えした内容を実践するのに原則事前の届出等は必要ありませんし、今後は電子で保存できる書類はできるだけ電子で、といった流れになってくるでしょうから、受け取った書類だけでなく、発行した書類の電子化にも対応していく必要があるでしょうね。少し話がそれますが、インボイス制度において、インボイスを発行した側は発行したインボイスを保存する義務がありますので、より一層、発行した書類の保存について気をつける必要があると思います。」
リエ「確かに。他の制度との兼ね合いも考えて進めていかないといけないんですね。ありがとうございました。」
