電子請求書のメリットと移行するうえで一番大事なこと
紙媒体を扱うことによる事務負担の増加、テレワークの推進などにより、近年電子請求書を多くの企業が導入しています。
そこで、今回は電子請求書のメリットと移行するうえで一番大事なことをお伝えします。
電子請求書とは
請求書は、取引があったことを証明する重要な書類として、当事者双方が請求内容を確認するための書類です。そして、電子請求書とは、従来紙にプリントアウトし郵送していた請求書を、メールやWeb上でやり取りできるように電子化(データ化)したものを指します。
<電子請求書は法的に問題ない>
請求書は取引があったことを証明する重要な書類であるため、紙の原本に押印して送るべきだという商習慣が根強くありましたが、請求書をPDFファイル形式などの電子データにしてメールなどで送付することは、法的に問題はありません。
電子か紙かに関わらず、取引内容を明確にし、取引先からお金を回収すること、また請求の意思を示し、請求した証拠とすることに請求書の価値があるわけです。
<電子請求書の主なタイプ>
電子請求書は、改ざんされにくいPDFデータを用いるのが一般的ですが、取り扱い方法は以下のようにいくつか種類があります。
・請求書をPDFファイル形式にし、メールに添付して送信する方法
・PDFファイル形式の請求書をクラウド上にアップロードする方法(取引先のダウンロードが必要)など
電子請求書のメリット
ここでは、電子請求書を利用するメリットをいくつか説明していきます。
<業務を効率化できる>
電子請求書を活用することで、請求書の印刷から郵送手配までの一連の手続きが不要になります。また、請求書発行サービスを利用すると、請求情報を入力・アップロードするだけで簡単に請求書の作成・発行ができ、また会計ソフトと連動している場合は、請求データと売上データに結び付けるだけで、売掛金や売上高といった関連する会計計上も可能になるでしょう。
またパソコンとインターネット環境があれば、リモートワークでも請求書の授受ができる点も大きなメリットです。
<経費を削減できる>
電子請求書では紙が不要のため、印刷用紙代、封筒代、インク代、郵送費、印紙税などの経費を削減することができます。紙の請求書の場合、コストの約8割が郵送費ともいわれており、請求書を大量に送る企業ほど大きな経費削減に繋がります。
<発行日に請求書を送付できる>
紙の請求書を郵便で送付する場合、取引先に到着するまで最短1~2営業日掛かります。電子請求書の場合は、発行後すぐにメールで送付したり、web上にアップロードすることで、即日の通知か可能になります。
また、メールや請求書配信システムを活用すると、送信履歴やダウンロード履歴などを残すことも可能です。
<過去の請求書をすぐに確認できる>
紙の請求書でやり取りした場合、過去の請求書を探し出すには膨大なファイルの中から必要な1枚見つけなければいけません。一方、電子請求書の場合、取引先名や日付などデータファイルの属性を検索するだけで欲しい請求書を見つけることが可能です。
また電子データは劣化の心配がなく、バックアップを管理しておくことで、火災などの緊急事態に見舞われた場合でも資産の損失を最小限に留める事ができます。
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電子請求書への移行で一番大事なことは、取引先との協力
長期的には、請求書の電子化は請求先・支払先双方にとって大きなメリットがあります。しかし、取引先によっては紙での受取が好ましいケースもあり、PDFファイルで受領した請求書を紙で印刷しなおすなど、余計なコストが掛かってしまうこともあります。
つまり、良かれと思って請求書の電子化体制を整えても、取引先次第では断念せざるを得ないということです。請求書電子化の成功は、どれだけ多くの取引先に受け入れてもらえるかが重要であるということを理解しましょう。
<取引先との協力関係を築く>
電子請求書移行後に、請求や支払が滞ってしまうことを防ぐ上でも、事前に取引先との協力関係を築くことが重要です。例えば、請求書の送付先のメールアドレを把握するうえでもお互いの協力関係が必要になるからです。積極的ではない取引先には、受領する請求書が電子化されることによって得られるメリットを説明し、部分的な個社対応を行ってでも協力を取り付ける努力が必要です。
また請求書の電子化に伴う取引先の懸念の1つに、情報の漏洩があります。電子請求書に移行した結果、取引先に何らかの不利益が生じれば取引自体にも影響を及ぼしかねません。情報漏洩は、関わった企業すべてに大きな損害を与えてしまうため、万全のセキュリティ対策で取引先の不安解消に努めましょう。
<電子請求書に対応できない取引先も存在する>
電子請求書に移行する際、取引先に対応してもらえるかどうか確認し、了承を取り付けましょう。それでも請求書を紙で郵送して欲しいという企業は一定数存在しますので、100%の電子化は現実的ではありません。
こうした企業に対応するためにも、電子請求書を主軸にしつつも、従来通り紙の請求書でも対応できる体制を維持しておくことも頭に入れておきましょう。
<電子請求書への移行を明示した案内文を書く>
取引先への案内は余裕を持って行い、事前に案内文と具体的な運用を通知しておくと移行がスムーズに進むでしょう。また問題が発生した場合は、可能な限り取引先をフォローしましょう。
案内をする上で大事なことは、電子請求書への移行は決定事項であると明確に伝えることです。お願いという形式の場合、「面倒だから」といった理由で対応してもらえない可能性があるので注意が必要です。
その他にも、社会全体が紙からペーパーレス化・電子化へ進んでいること、また受取企業にも出社の必要がなく請求書の受取ができることや担当部署との迅速な共有ができることなどメリットを明示し、導入を後押しします。
請求書電子化に関連する法律
近年は法整備が進み、国税関係の帳簿書類の保存が電子データを用いたものでも認められようになっています。つまり、受取企業側も、法律で定められた要件を満たせば請求書の電子保存が認められるようになっています。
最後に、請求書の電子化に関連する法律について簡単に解説します。
<電子帳簿保存法>
1998年に施行された電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類を電子データ化して保存することを認めたものです。この法律では、帳簿書類を約7年間保管することが義務づけられています。
制定時は電子データとして作成されたもののみが対象でしたが、2005年には書類のスキャンデータを保存することが認められ、2015年と2016年にはスマートフォンで撮影した画像データの保存も認められるなど近年、保存要件の緩和が進んでいます。
<e-文書法>
2005年に施行されたe-文書法は、電子帳簿保存法と同様に、紙媒体で保存することが義務付けられていた書類を電子データ化して保存することを認めた法律です。電子帳簿保存法では、決算書類や会計帳簿などの「国税関係の帳簿書類」に限られていた対象を、e-文書法では契約書や見積書、請求書など、「幅広い範囲の電子化」を認めている点が異なります。
まとめ
社会全体で「DX」という言葉が流行しているように、今後も様々な書類が電子化されていくことが予想されます。電子請求書をうまく活用するためにも、取引先との協力関係を意識して、請求書の電子化を進めていってください。