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効率的にロボットを作成&社内展開する秘訣

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 こんにちは!会計事務所RPA研究会株式会社です。
 「RPAツールを用いた経理・バックオフィス業務の自動化・効率化」をテーマに連載しているこちらのコラムシリーズ。これまでに、
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第1回:RPAの基本中の基本
第2回:RPAによるソフト操作の3大パターン
第3回:RPAを用いた自動取込・自動仕訳の超実践法
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をお届けしてまいりました。
いよいよ最終回となる今回は、「効率的にロボットを作成&社内展開する秘訣」というテーマで、ロボットの大量生産を可能にするポイントや安定的にロボットを稼働させるポイントを解説していきます。

▼ RPAロボットを社内に展開するにあたっての課題

 RPAツールによって作成したロボットを社内に展開するにあたり課題となるのが、ロボットの汎用性です。せっかく時間をかけてロボットを作成しても、ロボットの適用対象が特定の業務だけにとどまるのであれば、業務効率化の効果が及ぶ範囲も限られたものとなり、かけた時間やコストを回収するまでに相応の時間がかかることとなります。

RPAツールによる業務効率化の効果を最大限に発揮させるためには、特定の業務だけに留まらない汎用性の高いロボットを作ることが大変重要です。その際のポイントが以下の2点となります。
① モジュール化
② 変数化

▼ ポイント①:モジュール化

 今ここに、Aという業務を自動化するロボットがあるとしましょう。このAと似たようなフローを持つBという業務でもロボットによる自動化を行いたい場合、A用のロボットをそのまま使うことができれば効率的なのですが、細かい点でデータ形式や業務フローが異なるため、そのままでは使用できない、ということがあろうかと思います。

 このように、「大部分の作業が共通しているが違う箇所があるためロボットの修正が必要」となった場合、A用のロボットが全て一つの塊として作成されていると、どこを修正すれば良いか分かりにくく、更に修正漏れや想定外のデータの繋がりによってエラーが出やすい場合があります。

 一方、もしA用のロボットを、「細かな作業別のサブロボットの集合体」として作成しておけば、Bでも共通する作業部分のサブロボットはそのままBでも使用し、共通しない部分だけを修正すれば対応可能なので、修正すべき部分も明確で、修正漏れも起こりにくくなります。

 このようにロボット改変時のエラーを防ぎ、かつ、ロボットの細かいチューニングを容易にするのが【モジュール化】です。

※【モジュール化】

複雑で巨大なシステムやプロセスを設計・構成・管理するとき、全体を機能的なまとまりのある“モジュール”に要素分割すること。設計・製造時の擦り合わせ作業をできるだけ少なくするために構成要素(部品)の規格化・標準化を進め、その相互依存性を小さくすることをいう。

 

※【モジュール】

交換可能な構成要素であり、規格化された部品を指す。

(我々はサブロボットと呼んでいます。)

▼ サブロボット+サブロボットで効率化!

 現在、弊社RPAツール「EzRobot」を利用されている会計事務所などでは、上記の考え方をベースに様々なサブロボットを作成し、適宜組み合わせながらロボットを量産しています。EzRobotでは、サブロボット(子)を呼び出して動かすメインロボット(親)を作成することが簡単ですので、サブロボットのラインナップが充実するほどロボットの量産が加速度的に高まっていきます。では、EzRobotユーザーの会計事務所が使用されているロボットの画面サンプルをお見せしましょう。

<図1.1 ロボット構成>
メインロボの中に、複数のサブロボットが組み込まれています。

<図1.2 メインロボット画面サンプル>
複数のサブロボットを実行する指示が出されています。

このように、サブロボットを予め用意し適宜組み合わせることにより、パターンが異なるロボットを簡単に作成することが可能となるのです。

他にも、よく使用されるサブロボットの一例を挙げてみましょう。
・会計帳票出力ロボット(総勘定元帳、補助元帳、月次推移表、試算表、更にはExcel形式、PDF形式などに細分化)
・Excelデータ取込ロボット
・フォルダ作成・保存ロボット
・印刷ロボット
・Excelシート貼付ロボット
・メール送信ロボット

<組み合わせ例>
・会計ソフトから各帳票を出力し、その後指定フォルダに名前をつけて保存
  →会計帳票出力ロボット+フォルダ作成・保存ロボット

・会計から各帳票を出力し、PDFを顧客にメール送信
  →会計帳票出力ロボット+メール送信ロボット

・会計ソフトから必要な会計帳票をExcel形式で出力し、分析用のExcelシートに貼り付け、結果を印刷
  →会計帳票出力ロボット+Excelシート貼付ロボット+印刷ロボット

いかがでしょうか。ご覧いただいた通り、いずれも「会計帳票出力ロボット」は共通であるため使い回しが可能、というわけです。

 なお、具体的業務をイメージせずにいきなりモジュール化を意識してロボットを作るのは難しいので、具体的な業務に対応するロボットを作成し、その中で別の作業にも使う可能性がある箇所を抜き出してサブロボット化して、その数を増やすというステップをお勧めしています。

▼ ポイント②:変数化

 では、次のポイントである「変数化」についてお伝えしてまいりましょう。
RPAを社内の様々な場面で展開し活用することを想定してください。仮に、展開していきたいロボットが、ある特定の環境で作成され、参照ファイルのファイルパス(ファイルの保存場所)などがその環境用に設定されている場合、他の環境にロボットを持ち込んでも動かない状況が起きてしまいます。

シンプルな例を挙げてみましょう。

田中さんが自分のドキュメントフォルダにある【ABC株式会社20214月試算表のPDFファイル】を印刷するロボットを作成した。

とします。
この場合、「変数」という考え方を意識せずロボットを作成すると以下のような流れになります。

1. C:¥Users¥tanaka¥Documents¥ ABC株式会社2021年4月試算表.pdfを起動
2. 開いたPDFファイルを操作して印刷
※1.のファイルパスは仮定

 この場合、問題となるのは1です。上記1のような、特定の環境に固定化されたファイルパスで起動対象のファイルを指定してしまうと、少しでも条件が変わることで全く動かなくなります。先ほどの例ですと、ファイルの保存場所が変わっても、対象の会社が変わっても、対象月が変わっても、全てエラーとなってしまうのです。

とはいえ、試算表は、別の会社の分を印刷するケースもあるでしょうし、毎月必要なケースもありますし、時にはファイルの保存場所が変わるかもしれません。そのような場合に、毎回ファイルパスを手動で変更してロボットを動かすとなると、そこにも手間がかかってしまい、自動化の意義が薄れてしまいます。また、手動による変更ではミスの恐れもありますし、複雑なロボットの場合は、コマンドで指定されるファイルパスなどが数百にも及ぶ場合があり、これを全て手動で変更することは現実的ではありません。

 しかし、逆に言えば、上記のような問題をクリアすることさえできれば、一旦作成したロボットを社内で共有してそれぞれの業務にそのまま使用することができます。
これを可能にするのが【変数化】です。
ロボット作成における変数の厳密な定義については、今回は省略しますが、以下の方程式のようなイメージで捉えていただくと分かりやすいかと思います。

f=XYZ

ご存知の通り、方程式のX、Y、Zに数値を入力すると、入力する数値に応じて答えが変わりますね。同様に、ロボットの作成においても将来的に変更する可能性がある箇所を変数にしておけばロボット自体を変更することなく別の業務にロボットを適用することが可能なのです。

▼ 特定の環境に依存しない状態を作る!

 では、実際にどのように変数化を考えれば良いのか、先ほどの例で見てみましょう。

田中さんが自分のドキュメントフォルダにある【ABC株式会社20214月試算表のPDFファイル】を印刷するロボットを作成した。

この場合、以下のように変数化することになります。

XC:\Users\tanaka\Documents\ :ファイルの場所)+YABC株式会社 :対象会社名)+Z20214月 :対象期間)+試算表.pdf

こうすれば、ファイルの保存場所(X)が変わっても、対象会社(Y)が変わっても、対象期間(Z)が変わっても対応可能となります。

上記は方程式を用いた参考例ですので、実際にロボットを作成する場合は、図2のように、実際には変数にしたい項目の具体的な名前を変数として設定します。

<図2 変数設定サンプル>

このように変数を設定しておけば、あとは実際にロボットに作業をさせる時点で、その時必要な作業に応じて、ファイルの置いてある場所(フォルダパス)や作業すべき対象会社・年度・月を指定し、ロボットを稼働させれば作業が完了する、というわけです。

 このような考え方が【変数化】となります。
 PC固有の環境やファイルステータスによって変わる可能性がある項目を予め変数にしておくことで、ロボット自体には手を加えることなく、PC固有の環境にも影響を受けずにロボットを使いまわすことができるという考え方です。

 なお、最初から様々な変数を予測してロボットを作成するのは慣れない内は難しいので、まずはPC固有の環境や特定のファイルだけに対応したロボットを作成して、その後変更される可能性がある箇所を都度変数に置き換えていく方法を採用すれば、エラーも起こりにくく安定して動くロボットを作成することができます。また変数の設定自体にExcel関数などによって応用を効かせる方法などもあります。

▼ まとめ

 今回は汎用性が高く応用の効くロボットの作成方法を解説しました。あらためてポイントをまとめてみましょう!

1.モジュール化:

大きな塊でロボットを作成するのではなく、細かい作業を行うロボット(サブロボット)を作成して、それらを組み合わせてロボットを作成する。サブロボットの数が増えていけば組み合わせるだけで業務フローに適したロボットを作成でき、一から全てのロボットを作るよりも圧倒的短時間でロボットを作成することができる。

 

2.変数化:

PC環境や個別ファイルの状況などに依存している箇所を変数に置き換えることにより、ロボット自体に変更を加えることなく、様々な環境下で稼働するロボットを作成することができる。

上記のポイントを意識しながらロボットを作成していただければ、時間をかけて作ったロボットをその業務への活用のみで終わらせることなく、様々な業務で展開していくことができます。そして、ハードルを大きくあげることなく、スムーズに社内の自動化を推進していくことができるのです。RPAを活用される際には、ぜひこのポイントを頭の片隅に置いていただければと思います。


 以上、今回まで全4回にわたって「RPAツールを用いた経理・バックオフィス業務の自動化・効率化」というテーマをお届けしてまいりました。いかがでしたでしょうか。もし少しでもご興味がございましたら、ぜひまずはRPAツールに触れてみてください。RPAは「百聞は一見に如かず」の世界ですので、きっと更に理解が深まることでしょう。そしてその際、あらためてこのコラムがお役に立つことがあれば幸いに思います。もしご不明な点などがございましたら、下記よりお気軽にお問い合わせください。

執筆者情報

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●氏名・所属
谷口 健 氏 / 会計事務所RPA研究会株式会社 事業推進部長

●経歴
神戸大学工学部卒

三菱信託銀行(現三菱UFJ信託銀行)入社後、公認会計士試験挑戦のために退職。
公認会計士試験合格後、BIG4の一つであるあずさ監査法人に入所。外資系金融機関等の監査に従事
あずさ監査法人退所後、世界最大の評価会社であるアメリカン・アプレーザル(現ダフアンドフェルプス)にて、株式・金融商品等の評価業務及びM&A業務に従事。その後、会計系コンサルティング会社にて、M&A、事業再生、業務改善コンサルティング等に従事。
現在は会計事務所RPA研究会株式会社に事業推進部長として全国のRPA導入を推進中。

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2021.04.27 17:28:11