【コロナ対策・生産性向上に繋がる】士業事務所におけるWeb面談ツールの活用術
新型コロナウイルス感染症に罹患された皆さま、および関係者の皆さまに心よりお見舞い申し上げますとともに、1日も早い収束を心よりお祈り申し上げます。
今回は士業事務所がお客様との面談に使えるWeb面談ツールの活用術について、実例を挙げてご説明します。
１．Web面談ツールが下げてくれる、面談への心理的ハードル
Web面談における最大のメリットは、事務所側とお客様側がどこにいても面談ができることです。新規のお客様の場合、事務所に行くことなく自宅からでも面談ができるため、面談へのハードルも下がます。昨今の情勢においては何よりも新型コロナウイルスの感染リスクを下げることができるため、お客様と事務所スタッフ双方の安心に繋がります。
２．Web面談ツール「Zoom」のご紹介
Web面談ツールと言えばいくつかありますが、今回は新規で個別面談を希望されるお客様に使え、かつ既存のお客様との定期面談や社内での複数人会議にも対応しているZoomという企業向けビデオ会議サービスをご紹介いたします。
Zoomは他のツールと比較してビデオ通話の音声と映像のクオリティが高く、無料の範囲でも様々な機能を使うことができます。
主な機能は次の通りです。
・複数人でのビデオ通話
・画面の共有
・チャット
・レコーディング (画面収録)
・相手のPCに対する遠隔操作
・時間無制限でのビデオ通話（※無料アカウントの場合、複数人通話は40分の時間制限あり）etc.
３．Web面談活用事例
Web面談を実施している事務所では、導入当初こそ操作トラブル等はあったものの、現在では、よく心配されている対面でないことに対するコミュニケーションの取りづらさ等はなくスムーズにお客様と面談ができているとお聞きします。
ここで、Web面談を活用している事務所の事例を3つご紹介いたします。
活用事例①：バーチャル背景・Zoomチャットの活用
A事務所では、Zoomを導入し、その機能の１つである「Zoomチャット」を活用しています。ZoomではWeb面談をしながら画面上のチャット機能が使えるため、面談中の相手へのURLの送付や参考HP・資料の共有がZoomチャット機能で行えます。そのため、わざわざ別のツール（メールや別のチャットツール等）を開かずとも1つの画面で情報共有が完結できます。また、お客様によっては画面越しの背景が気になる方もいるため、バーチャル背景を設定して面談に集中できる環境を整えています。
活用事例②：面談前にアイスブレイクを実施&お客様のPCを遠隔操作でサポート
B事務所では、新規のお客様と面談をする際に本題に入る前に必ずアイスブレイクを実施することを心掛けています。Web面談は非対面になるため、対面で取れていた雑談を通したコミュニケーションが取りづらくなることを鑑みての対応です。また、B事務所では既存のお客様へもWeb面談を導入しています。既存のお客様へは、クラウドソフトの指導やお客様のPC内にあるローカルデータの確認・修正時にお客様のPCを使った遠隔操作を行っています。上記のような工夫や機能を活用することで対面でないことのストレスを減らすことができています。
活用事例③：HPにWeb面談実施バナー&特設ページを作成してWeb面談へ誘導
C事務所では、HPにWeb面談についてのバナーと特設ページを設けて積極的にWeb面談へ誘導しています。特設ページには主に「Web面談・Zoomの説明」、「相談の流れ」、「Web面談での注意点」、「困ったときのZoom主な操作方法」について記載をしています。アクセスのあるHPに記載することでより多くの人にWeb面談を実施していることを告知できています。
４．Web面談を導入するにあたり抑えるべき４つのポイント
①アカウント設定
面談を希望する側はアカウント設定の必要はありませんが、事務所（主催側）はまずアカウントの設定（アカウントの登録・初期設定等）が必要になります。
②HP等での告知
昨今の情勢で面談に抵抗のある人も多い中で、活用事例③の事務所様のように集客の要であるHPやチラシ等で告知することで初めてHPを見た人の面談へのハードルを下げることができます。
③お客様への依頼事項の事前確認
例えば、イヤホンマイクや静かな環境、Zoomの受け手となるお客様側の通信環境（Wi-Fi）は非常に重要です。活用事例③でご紹介したHP掲載をしている事務所では、特設ページに相談の一連の流れから注意点を明記しています。起こりうるトラブルの中で上位に挙がる「音声が出ない」や「カメラが映らない」現象への対策を、注意点で事前に確認することで、当日のトラブルを防ぐことができています。また、事前に聞きたい質問はGoogleフォームを活用しています。
④面談時に必要な資料のデータ化
通常の面談で使用している資料は、データ化して別途共有します。
導入時に抑えるべき上記４つのポイントを事前にしっかりと準備対応しておくことで、既存・新規を問わずお客様との面談をスムーズに行うことができます。
さらに、移動時間削減による事務所の生産性向上にも繋げることができます。
新型コロナウイルスによる対策としても勿論ですが、中小企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）が進む中で、まずは今、第一歩としてZoomをはじめとするWeb面談の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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