「経営の参謀役」としてのミッションを果たすために、ITをフル活用
「MGS税理士法人」の事務所名にある「MGS」とは、「Management General Staff」の略語で「経営の参謀役」を意味しています。この社名には、税務や会計のみならず、予想利益の算出や経営計画の策定あるいは、資金調達の支援、補助金の申請など、“プラスα”の業務を通して経営支援を力強くバックアップしていきたい。いわば“最良のパートナー”として、顧問先様の経営をサポートしていきたいという思いをこめています。現在、大阪事務所、北大阪事務所そして神戸事務所の3拠点で、飲食業を中心とした法人様と個人事業主の方々を顧問先様としてサービスを提供しています。エプソンの会計ソフトとの付き合いは非常に長く、別の事務所に勤めていた1995年前後まで遡ります。当時はオフコンからPCへの切り換えが話題になっており、各社の会計ソフトを比較検討していました。それまで使ってきたオフコン（いわゆる会計専用機）は「借方」「貸方」「金額」「摘要」を打ち込んでいくと自動的にデータベースが構築される仕組みで、エプソンの会計ソフトも同じような操作性で使うことができました。また、他社の会計ソフトに比べるとムダのない、非常にシンプルなつくりでプロ向きだったことが決め手となり、それ以来、一貫してエプソンの会計ソフトを活用しています。現在では入力工数を大幅削減する「Weplat 自動仕訳サービス」、「Weplat スキャンサービス」、顧問先自計化をサポートする「Weplat データ共有サービス」を利用しています。さらに３拠点ある事務所の会計システムをリアルタイムに繋ぐため、「Weplat クラウドサーバー」を使用しており、エプソンの様々なクラウドサービスを活用しています。
3拠点を繋ぎ、気軽にコミュニケーションを取り物理的な距離を感じさせない職場環境
事務所の自計化を進めるきっかけになった「Weplat データ共有サービス」。「Weplat 自動仕訳サービス」の顧問先への積極展開や、繁忙期を助ける「Weplat スキャンサービス」を利用して、会計業務を効率化
顧問先様に自計化をお願いする場合には必ず「Weplat データ共有サービス」の利用をお勧めしています。現在、顧問先様に入力いただく自計化割合は約50％あり、そのうちのおよそ半分の顧問先様に導入いただいています。「Weplat データ共有サービス」の導入は自計化を推進するきっかけになりましたね。まるで事務所と同じネットワーク環境にいる様に自計先のデータが見えるのが非常に良いです。実際、顧問先様からも不満もありませんし、社内のスタッフの評価も非常に高いですね。
また、仕訳入力を効率化するために、顧問先様には積極的に「Weplat 自動仕訳サービス」の導入をお願いしています。全仕訳取引ののうち７〜８割が、「Weplat 自動仕訳サービス」で取り込める銀行やクレジットカード、電子マネーなどの取引が占めてように思います。導入すれば効率性が大幅に上がるのは間違いないサービスだと思います。ただ、このサービスの難しいところは事務所の担当者によって顧問先様へのサービス紹介や導入に個人差が出てしまうことですね。「Weplat 自動仕訳サービス」を含めたITツールを活用しながら効率的に仕事を進めていく担当者と、昔ながらの方法で長時間残業しながら仕事を進める担当者で、大きな差が出てきてしまうんです。現在、私たちの事務所では、社外セミナーなどを通じて身に付けたITのスキルを最大限に活用しながら、仕事のスマート化をどんどん進めていますが、ITツールの導入を成功させる秘訣はなんと言っても「専任化」です。「Weplat クラウドサービス」を活用し業務を効率化できているのは推進専任者を立てたことと、その専任者が責任を持って任務に当たり、昔ながらやり方を変革したからです。
現在は、ある女性社員を推進専任者として、税務申告や法定調書の作成のRPA化を進めています。また、補助金を活用できたので、かなりお得に導入できました。
「Weplat スキャンサービス」は確定申告などの繁忙期にピンポイントで活用しています。飲食業や生保の外交員のお客様など現金取引が多いお客様から持ち込まれる領収書の整理や入力といった作業を少しでも省力化したいと考えたのが、導入のきっかけです。コストとの兼ね合いもありますので、パート職員を中心にオペレーションしてもらって、きちんとメリハリをつけて活用しています。昨今、採用難・人手不足と言われてますが、パートさんの採用には全く困っていないくらい人が集まるので、このサービス推進の大きな後押しになっています。もちろん求人情報サイトの選択や掲載内容は熟考を重ねていますが……
“心理的な安心感”を得られた「Weplat クラウドサーバー」の導入
「Weplat クラウドサーバー」の導入に関しては、事務所３拠点のシステム環境をリアルタイムに繋ぐ大前提はあったのですが、ある種の“危機感”が導入に踏み切る大きな理由でした。つまり、「BCP（事業継続性計画）」強化の一環としてクラウドサーバーを導入し、地震など災害によるデータの消失に備えようと考えたのです。またクラウドサーバーへの移行によってサーバー管理やメンテナンスの手間ひまが不要になったのは大きなメリットですが、サーバートラブルによってシステム停止する不安からも解放され、とにかく“心理的な安心感”が格段に高まりました。
効率化の先に・・・顧問先様のビジネスパートナーとして活躍できる事務所でありたい
私たちの仕事の本質は、顧問先様とコミュニケーションをとって経営支援を行うことにあるはずです。この本質的な部分に多くの時間を割けるようにするためにも、所内の経理の合理化・効率化を徹底的に推し進めていかねばなりません。今後は、領収書の整理や会計ソフトへの仕訳の打ち込みのみならず、パート社員が申告に至る一連の業務をワンストップで行うことができるような仕組みをつくりあげていく方針です。その一方で、これからの担当者には、より高い“財務感覚”に磨きを掛けて、顧問先様のビジネスパートナーとしての役割を最大限に発揮してもらう必要があると思っています。
（編集後記）
「経営の参謀役」を標榜し、ITのフル活用を進めるMGS税理士法人。その代表を務める松本氏のインタビューで特に印象に残ったのは、ITツールの導入を成功させるための秘訣は「専任化」にあるという話である。いいかえれば、ITの可能性を最大限に引き出せるか否かは、人の力にかかっているということだ。本格的な人口減少社会の到来に伴い、人手不足の深刻化が叫ばれる今日、ITの積極活用による経営の効率化がますます重要になっている。ただし、明確な目的を定めずして、ただ闇雲に自動化を進めている限り、大幅な効率化は見込めない。つまり、IT化を進めるにあたっても「企業は人なり」という経営の原点に常に立ち帰る必要がある。松本氏の至言は、税理士事務所のみならず、あらゆる企業にとっても大きな教訓になるといえるだろう。
