電子メールの保存はどうすればいいですか？
リエ「黒田さん、こんにちは。初歩的な質問をしてもかまいませんか。」
黒田「リエちゃん、こんにちは。もちろん大丈夫ですよ。」
リエ「書類の保存に関して困っていることがあって。」
黒田「それは大切なことですね、どうしたのですか。」
リエ「今度新しくお仕事をすることになった取引先が、注文書や契約書の類をすべて電子メールでやり取りするとのことなんです。それは構わないんですが、正式に決定した契約書や領収書なども、特に紙媒体にはしない方針なんだそうです。」
黒田「なるほど。ペーパレス化が進んでいる会社さんなんですね。」
リエ「そうみたいです。弊社も電子帳簿保存法に基づく電磁的記録による保存等の承認を受けていますし、併せて書類の電磁的記録による保存の承認も受けていますが、今までは契約書や領収書などは紙媒体で保存していました。」
黒田「そうですね、いつも監査で見せていただくのは紙の書類です。総勘定元帳では電子帳簿を活用していますね。」
リエ「はい。それで、新しい取引先についても、先方からメールでいただいた物を、他の取引先と同じように紙に印刷して保存したほうがいいのかな、と思って。先方にお願いするのは難しそうなので、私がいちいち印刷することになるんですけど。」
黒田「なるほど。こちらで印刷をかけることになっても紙媒体で保存したい、ということであれば、紙媒体での保存が禁止ということはありません。ですが、金額によっては印紙の問題もありますので注意が必要ですよ。」
リエ「そうでした、紙で保存するからには印紙が必要になりますね。しかも当然に印紙代も弊社持ちになってしまいますよね。」
黒田「既に税務署の承認は得ていますので、電磁的記録として保存することもできます。注意事項としては、メールに契約書や領収書が添付ファイルとして添付されていた場合、添付ファイルだけを保存するのではなく、メール全体を保存しておく必要があるということです。」
リエ「では、電磁的記録としての保存を進言してみます。サーバに保存すればいいんですよね。」
黒田「そうですね、CDやDVDなどもありますが、サーバが便利だと思います。保険として、USBなどの外部メモリにもバックアップを取っておくのもお勧めします。」
リエ「わかりました。こまめにバックアップをするように注意します。これに合わせて、他の取引先との書類も電磁的記録に変えないといけないのでしょうか。」
黒田「すべての取引先の書類の保存方法を同時に変える必要はありません。相手先ごとに分けて整理されている、という状況であれば大丈夫です。」
リエ「データだけで、手で触れないと何となく不安になってしまいますね。でもその分保存場所が狭くて済むわけですし、紙などの資源も節約できるようになる。早く慣れないといけませんね。」
