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コンサルタンツ・ＥＹＥ
『会議運営力を高めよう！』
『会議運営力を高めよう！』
会議は、「会社・個人の問題解決の縮図である」と言われる。なぜなら「組織として解決策を出し、組織を動かして問題解決をする」ことが目的であり、会社・個人の問題解決力が最も表れるのが会議だからである。
「長い」「脱線する」「独演会化する」「会議の目的が見えない」「何も決まらない」「感覚的な発言が多い」「座っているだけでお客様意識のメンバーが多い」等は、本来の目的から逸脱したダメ会議の特徴であり、このような会社は組織としての問題解決力が総じて低い。
では、どのようなものが「良い会議」なのか。簡単に定義すると、
１．事前にデザインされている
全員を目標に向かわせるために、会議の設計図が描かれている。事前に会議をデザインしていれば、議論の脱線・迷走防止に役立つ。
２．意味のある会議をする
本来の目的から逸脱し、会議すること自体を目的にしてはならない。あくまで会議は、問題解決をするための手段である。したがって、会議後のアクションが明確になっていなければ、会議をする意味がない。
３．時間が短い
会議自体は付加価値を生まない。人を集めて時間を割く限りは、生産性の高い会議をするべきである。そのためのタイムコントロールがなされている。
――であると、筆者は考える。
このような会議を運営するために、主催者は以下のことに留意し、会議を運営しなければならない。
＜会議前＞
事前に目的・議題・ゴール・進め方・準備事項等を共有化し、出席者の意識合わせを行う。とくに重要なのは、会議の目的とゴール（成果目標）を明確にすることである。
＜会議中＞
○冒頭・最後に目的を再確認し、当初の目的が達成出来ているかを必ず検証する。
| ○ | 会議にもコストがかかっている以上、時間よりも中身が重要である。したがって報告事項は、ポイントを絞って結論から話させる。 |
＜会議後＞
決めたことは、週間管理でＰＤＣＡの運用を徹底（進捗確認）する。決めたことが実行に移されてこそ、会議が活きる。
会議を円滑にして組織の力を十分に引き出せれば、組織の問題解決力・生産性は間違いなく高まる。生産性の高い会議運営を目指そう！
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