遅刻者を待たずに会議を強行に進行させることです。1人の遅刻で会議を遅らせる等もっての他です。会議の時間コストは参加者×賃率×時間と高額であることを確認させましょう。
議事録をとらない会議はやらない方がましです。
会議での報告、検討・決定事項、先送り事項、次回までの検討事項、各人への宿題等々を簡潔にまとめ、次回の会議に持ち寄ることが会社を成長させます。何も決まらず、だらだらした会議は時間のムダです。
議事録は参加者に閲覧してもらい、加筆・修正して、最終議事録を会議参会者にメ−ル配信し、次回の会議に必ず持参して頂きましょう。
時間短縮を可能にするため、必要に応じてプロジェクター等を使用した可視化した会議を心がけましょう。
人間の集中力からして、2時間の会議が限度です。
1時間30分から長くても2時間までを心がけましょう。
10日・第二月曜日・第三木曜日・25日等々定例化することにより、経営会議が会社の日常行動と結びつき、意思決定のシステムが自然とでき上がります。会議はトリガーです。
「会議までに○○しなくては!!」という流れを経営陣が模範となって作り上げていきましょう。
経営会議への定型化した資料があれば、経営陣も視覚がなれ、蓄積されていき理解もしやすいです。 最低でも月次決算書・決算予測・予想、実績資金繰り表・予算、実績差異分析表(予算と実績の乖離を説明できる資料)を用意して理解を促すように努めましょう。
会議が経営者の演説の場と化す場合があります。ワンマン社長のいる会社はその可能性が高いのです。その場合、「社長がこう言われていますが、みなさんの意見しどうですか?」と会議の趣旨に沿って冷静になってもらうことや「社長の発言の趣旨はこういうことですか」と水を差す工夫が議事進行役に必要だと思います。
会議に参加しても何も発言しない、無関心な人は参加メンバーの検討が必要です。会議メンバーからはずしたり、場合によっては降格、役員解任も視野に入れる必要があるかもしれません。経営に参画する気のない人が役員であることは、会社にとっても本人にとっても不幸なことです。
当日資料をもらっても資料を読むための会議になってしまいます。会議の資料を事前に配布し、意見をまとめてもらっておくことも大事なことです。遅くとも前日には会議資料を参加者の手元に届けましょう。
以下のような項目が議論すべき代表的な項目です。
経営会議を基点に計画の進捗管理がさらに詳細となり、営業会議・生産管理会議・各種プロジェックト会議と細分化されて、詳細な行動計画を実施していく社内体制がどんどん出来て行くことが、会社を成長させます。
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