新入社員に提出させる書類
カテゴリ:03.ニュースアンテナ 
作成日:02/17/1998  提供元:税務研究会・税研情報センター



◯住民票記載事項証明書

 4月になると、新入社員が入ってくる。新入社員の入社は、職場に新鮮で明るい空気をもたらす。
 ところで、会社は、人事管理の関係で新入社員に対して一定の書類の提出を求める。どのような書類を提出させるかは基本的には各社の自由であるが、住所・生年月日の確認は、住民票の記載事項証明書によって行うべきである。労働省では、「就業規則において、採用時に、戸籍謄本、戸籍抄本、住民票の写し等の提出を求める旨を規定している事例があるが、可能な限り住民票記載事項の証明書によって処理すること」という通達を出している。


◯身元保証書

 新入社員は経済力に欠ける。このため、入社時に身元保証書を提出させている会社が多い。身元保証人は、社員が会社に損害を与えたときに、本人と連帯し、あるいは本人に代わって損害を賠償する義務を負うことになるが、身元保証の期間には限りがあることを知っておくべきである。
 すなわち、身元保証法という法律によって、身元保証の期間は最高5年と決められている。身元保証について、いつからいつまでと特に期間を定めないケースも多いが、この場合は有効期間は3年とされる。
 会社の中には、有効期間の切れた身元保証書を金庫にしまって大事に保管しているところがあるが、期間の切れた保証書は無効である。単なる紙切れにすぎない。期間が切れたときは、必要に応じて更新手続きをとるべきである。
 なお、新入社員の中には、町で売られている三文判を使うなどして身元保証書を勝手に自分で作る者もいる。保証人本人の了承なしに作られた保証書は、何の価値もない。会社としては、保証人の印鑑証明書を提出させるなど、何らかの確認対策を講じるのが賢明である。


◯誓約書

 新入社員に対し、
・就業規則その他会社の規則・規定を誠実に守ること
・会社の指示命令に従って仕事に精励すること
・会社の機械設備、備品、商品を大切に取り扱うこと
などを誓約させる書類(誓約書)の提出を求めるのがよい。誓約書の提出は、会社に入ることや働くことについて意識を高めるという効果も期待できる。


【ニュースアンテナ4月号・税研情報センター】