第５８回　個人の限界を超える会議（事前準備）

　どんな組織であろうが、組織力を活かすためには絶対に会議の場が必要になります。但し、会議をいくら繰り返してもその内容が自社の商品やサービスにしっかりと反映し、お客様に届かなければ意味がありません。必然的に会議には高い生産性（短時間で、個では導けないアイデアを引き出すこと）が求められる事になります。

　生産性を高める為にはいくつかのシンプルな手法・ルールが有ります。その中から、今回は「事前準備」についてご紹介します。

□ＧＲＰＩを明確にし、アジェンダにまとめる

　Ｇｏａｌ…目的を明示する。多くの意見を引き出すことなのか？何かを決定することなのか？現状を周知することなのか？そういった会議のゴールを明確にします。

　Ｒｏｌｅ…役割を決める。主な役割としては、ファシリテーター（進行役）、タイムキーパー（時間を管理する）、スクラーバー（議事内容を記録する書記）、プレゼンテーター（報告者）

　Ｐｒｏｃｅｓｓ…会議のタイムスケジュールを作成する。そのスケジュールに基づきタイムキーパーは議事進行を管理する。

　　
• 【例】
　　
• 冒頭会議の目的の確認（ファシリテーターより３分）
　　
• 現状報告（Ａ部長より５分）
　　
• 現状に対する質疑（全員１５分）
　　
• 対策についてブレーンストーミング（全員２０分）

　Ｉｎｔｅｒｐｅｒｓｏｎａｌ…参加メンバーを明確にする。その会議の目的を達成する為に必要な参会者は誰かを検討し、参加メンバーを特定する。

　以上の内容を会議開催の少なくとも前日までには準備し、事前に目を通しておくべき資料を添付の上、参加メンバーに配布すれば、会議の生産性は一気に高まりまることは、容易に想像できると思います。

　たったこれだけの事前準備が、マンネリ化した会議、特定人物の独演会、終わりの見えないダラダラ会議を解消します。社内の風土がそのまま反映すると言われる社内会議ですが、裏返せば会議の風土変革は、そのまま社内の風土変革に繋がります。「こうやって決めてもなかなか思い通りには進まないんだよね…」と思われる方もいるかもしれませんが、会議にはスキルが必要です。はじめから上手くいくはずはありません、スキルは磨き続けることが必要です。是非取り組んで下さい！