第57回 個人の限界を超えた社内会議が開催されていますか? (改善力 その2)
会社(船)の船長である社長に「会議が有効かつ効果的に開催されているか?」についてお尋ねします。以下の選択肢から御社の現状に最も近い状態を選択してください。
社内の全ての会議において、事前準備がなされ、当日はルールに基づき効果的な運営を実現し、開催後には議事録を配布するといった生産的なガイドラインが確立できていますか?
Level1) |
毎回行き当たりばったりで、思いつきの会議開催になっている。
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Level2) |
会議は定期開催しているが、マンネリ化し形式的な会議になっている。
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Level3) |
会議において一定のルールはあるが、多くは暗黙のルールであり個人の限界を超えるような生産的な会議運営になっていない。 |
Level4) |
事前準備、当日、会議後におけるルールが文書化されており、常に一人で考えるよりも成果のある生産性の高い会議が実現している。 |
会議の風景はその会社の縮図だと言われています。部署の中の小さな会議の中に全会社の風土が反映しているのです。社内の空気はそのまま会議や討議に反映します。逆に言えば、会議や討議の場を通して、社内の空気や風土を変えていくことが可能なのです。「会議」というのは、組織にとってそれほど重要なものなのです。
私達が見ている組織の問題や課題、お客様の反応という現実は、飽くまでも私個人の見解に過ぎません。また、その現実に対する施策や方針も個人の思考がそのまま限界になります。その限界を超え、1+1を2以上の成果に結びつけていく手段の一つが『会議』なのです。
「3人よれば文殊の知恵」という諺がありますが、多くの衆知を集めれば一人の思考力の限界を超え大きな成果が実現します。しかし、参加者の思考の伴わない惰性で行われる会議であったり、一部のメンバーの独演会に終始し大切な発言が封じられたりする会議が多く、その開催意義に疑問を感じるケースが多く見受けられます。
ではどうすればより効果的で、成果の高い会議が実現できるのでしょうか?
会議のフェーズは「事前準備」「当日」「会議後」の3つに整理でき、それぞれのフェーズ毎にルールを明らかにして社内で共有しておく必要があります。次回以降それぞれのフェーズで必要となるルールについてお伝えしていきます。
御社の会議は「回議」(惰性で回数だけ重ねる)や、「快議」(一部の人だけ気持ちよくなる独演会)や、「怪議」(オープンでない)になっていませんか?会議には自社の社風が反映しているという視点で、自社の会議の在り方をもう一度見なおしてみましょう!
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