II-Q10

Ｑ１０　電子帳簿

電子帳簿による保存が認められるようになったと聞きましたが、具体的にどうなったのか教えてください。 （1） 電子帳簿保存法によって、書類や帳簿を紙ではなく、電子データによって保存することが可能となりました。手間とコストの大幅な削減が見込まれます。 （2） 電子帳簿にて保存するには、税務署への申請が必要です。適用しようとする日の３か月前までに提出しなければなりません。（帳簿は会計期間開始の３か月前） （3） ＥＤＩ（電子データ交換）取引では、電子データ自体の保管が義務付けられました。 （4） 税務調査では、紙への出力を求められることも考えられます。 　解　説 ▼ 【1】電子帳簿による保存が可能 　電子帳簿保存法により、書類および帳簿の電子データによる保存が可能となりました。対象は、帳簿としては仕訳帳、総勘定元帳、固定資産台帳、貸借対照表、損益計算書などがあり、書類としては、領収書、請求書、注文書や契約書などがあります。 【2】適用の３か月前までに申請が必要 　電子帳簿による保存を行うためには、帳簿、書類ともにその３か月前の日までに申請書を提出しなければなりません。気をつけなければいけないのは、帳簿の備付けの開始は、会計期間の開始から順次データが積み上げられていきますので、原則的には会計期間中途からの申請は認められません。しかし、書類の方は、帳簿のように積み上げられていくものではないので、会計期間の中途からの申請も認められます。 　申請の単位は、すべての帳簿ではなく、一部の帳簿でも認められます。また、全社ではなく、本店、支店の単位ごとの申請も認めれられます。 【3】電子取引のデータの保存は義務付け 　電子取引では、いままでのように紙による証憑書類を作成することをしません。見積りや注文、納品書までの情報は、ネットワークを利用したコンピュータ通信で行います。これまでは、このような電子情報は、「取引記録は紙で保存すること」と定めていた税法の範囲からはずれ、取引記録が残されていなかったケースもあったようです。 　電子帳簿保存法では、このような電子データはその事業者が保存しなければならないと義務付けました。これにより、電子帳簿保存の適用の有無にかかわりなく、すべての事業者がその電子データを保存することが義務付けられました。 【4】税務調査では紙への出力も 　保存を電子帳簿で行っても、税務調査の際には、紙への印刷が求められることが考えられます。会社側としては、せっかく電子帳簿保存を申請しているのですから、できればコンピュータのみで対処したいとも思うでしょう。しかし、電子帳簿保存法では、「整然とした形式で速やかに出力できる」ことが適用の要件となっていますので、紙への出力が求めれらた場合は、拒否することはできないと考えられます。